Como melhorar a performance ao enviar e gerir vários arquivos

Um desafio de pessoas, pequenas e grandes empresas, ou seja, qualquer usuário de computadores, é lidar com o enorme número de arquivos. Ver aquela área de trabalho com tanto ícone que nem dá para ver a imagem de fundo não é uma sensação incomum, por isso é importante saber gerir vários arquivos.

Essa desorganização gera uma série de problemas: informações perdidas, possível envio de arquivos errados, lentidão no sistema, enfim, só pontos negativos e nenhum positivo. E para um problema que é fácil de solucionar. Seguindo estes passos esse trabalho fica mais fácil.

Primeiro passo para gerir vários arquivos: tenha a chave para abrir tudo

A grande variedade de arquivos que existem pode fazer a tarefa de catalogar todos eles e organizá-los em algo quase impossível. Por isso é importante ter uma “chave-mestra” que abra tudo.

Por isso é interessante usar o software gratuito WinRAR porque ele pode abrir arquivos .zip, .rar e vários outros e exibi-los em sua plataforma. A partir dela, com um clique é possível começar a organizar pastas e também condensar grandes arquivos em um só ficheiro.

O trabalho de organizar os arquivos se divide em dois: fazer a adaptação dos que já estão no seu computador e depois etiquetar de forma certa os que serão baixados. Com o WinRAR é possível fazer o primeiro bem mais rápido e sem precisar usar tanto a capacidade do computador.

Segundo passo gerir vários arquivos: livrar-se do que não é necessário

Até quem precisa manter arquivos como comprovantes, documentos e contratos sabe que muitos arquivos que estão em seu computador não têm mais utilidade nenhuma. Tirar uma tarde para se livrar do supérfluo irá poupar muito tempo depois já que o sistema ficará mais rápido e será menos propenso a ter panes.

Caso você realmente tenha receio de apagar algo, sem problemas: contrate um serviço na nuvem ou então compre um HD externo e passe os arquivos que não são necessários no dia a dia para esse lugar.

Essa atitude não só ajudará a abrir espaço no computador como é uma boa medida contra ataques cibernéticos, já que você terá um backup (melhor até que seja offline). Só lembre de atualizá-lo pelo menos uma vez a cada duas semanas. Caso uma nuvem seja a escolhida, pense em uma senha forte e na autenticação em dois fatores.

Terceiro passo para gerir vários arquivos: criar um sistema de pastas

Padronizar os seus arquivos irá facilitar a tarefa de colocá-los no lugar certo, achá-los facilmente e depois eliminar ou enviar para a nuvem ou HD externo. Por isso, pense em um sistema simples de entender (pense em um título padronizado com data) e fácil de implementar porque você terá que etiquetar os arquivos quando eles são baixados, facilitando seu trabalho.

Com essa etiqueta, enviar vários arquivos para um cliente, profissional autônomo ou interessado será muito mais fácil, também reduzindo os erros. O uso do WinRAR aqui também é recomendado, já que se estamos falando do envio de múltiplos arquivos eles podem exceder o permitido no serviço de email. Com o WinRAR é possível comprimir esses arquivos em um só e com menor uso de megabytes.

Esse sistema de pastas pode ser por cliente, por ano, por atividade, por tipo de arquivo (uma para imagens, outra para vídeos, outra para themes de WordPress), você escolhe o que faz mais sentido para você, seja em um computador profissional ou pessoal.

O que devo fazer ao mover muitos arquivos ao mesmo tempo?

Quando o computador está cheio e você achou um lugar para gerir vários arquivos e despejar todos eles ou então precisa fazer um envio muito grande é normal ficar com algumas dúvidas.

O processo está lento demais

Se seu computador tem capacidade e potência, mas o processo está lento demais quer dizer que a máquina está sobrecarregada. Feche todos os programas abertos e deixe apenas a tarefa de transferência. Fique atento a programas que mesmo que não estejam abertos na área de trabalho funcionam no background consumindo memória RAM e potência.

Comprima os arquivos antes

Falamos acima, mas repetimos: criar pacotes comprimidos com o WinRAR pode ajudar bastante nesse processo. Por exemplo, se você tem mil fotos, crie 10 arquivos separados por ano. Isso irá poupar espaço e a transferência será mais rápida.

Cuidado com perdas

Não elimine pastas inteiras antes de ter certeza que tudo foi enviado. Confira se os arquivos “batem” na pasta de destino e por via das dúvidas, depois do processo ser completado, selecione e transfira de novo: logo irá aparecer a mensagem que X arquivos já foram copiados. Essa é a garantia que tudo está ok.